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Memorándum de autoevaluación del auditor Juan Hernández

Dic 14, 2016 en 68, AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LOS FONDOS PÚBLICOS |

Antonio Arias Rodríguez
Síndico de Cuentas
Sindicatura de Cuentas del  Principado de Asturias
Marta Riera López
Técnico de Auditoría
Sindicatura de Cuentas del Principado de Asturias

Doctores por la Universidad de Salamanca

“Necesitamos la fantasía para entender la realidad”.

Juan Antonio Bayona, director de cine.


RESUMEN/ABSTRACT

Los procesos de evaluación del desempeño de los empleados públicos incorporan la auto-evaluación del interesado donde expone de forma sucinta pero razonada los principales logros de su trabajo en la organización respectiva. El autor los presenta y repasa su labor durante el último quinquenio aportando algunas reflexiones críticas sobre múltiples aspectos como la organización y transparencia de su trabajo, el uso intensivo de tecnología o las relaciones con los responsables de la entidad auditada así como la evolución y las perspectivas de futuro en esas áreas.

Performance evaluation processes for public employees incorporate a self-assessment form that briefly yet rationally describes the employee’s main achievements within the organization.  The auditor presents them and reviews the employee’s work over the last five years providing critical feedback on various aspects such as the organization and transparency of his or her work, frequent use of technology, or relationships with those in charge of the audited entity as well as future prospects in these areas.

PALABRAS CLAVE/KEYWORDS

Evaluación del Desempeño, Herramientas de Auditoría, Nuevas Tecnologías, Redes Sociales, Transparencia.

Performance Assessment, Toolkits Audit, New Technologies, Social Networks, Transparency.

1 OBJETIVO

No sé por dónde empezar este borrador. Me llamo Juan Hernández y obtuve mi título de auditor en el año 2036 y, como esa es una competencia temporal, que se renueva cada cinco años, este ejercicio me corresponde superar la evaluación. El actual documento constituye una presentación de mi experiencia desde que ascendí, en el año 2033, al puesto de Hub Specialist. Para quien lo desconozca, el cargo de Hub Specialist implica la supervisión de los trabajos de auditoría en los Entes Descentralizados y la mejora de los mismos en función de las opiniones y críticas vertidas por los ciudadanos.

De acuerdo con el formulario sugerido en la web del IAP (Instituto de Auditores Públicos) este memo estará integrado por cuatro pilares y deberá publicarse en el portal, redes sociales y APP institucional para la valoración ciudadana.

En primer lugar, describiré sucintamente las principales funciones que como Hub Specialist estoy encargado de implementar. Después presentaré el networking en el cual he participado (Chats, e-congresos, publicaciones profesionales y redes sociales) y las acreditaciones de uso para las herramientas de auditoría, incluyendo la alimentación del bot de auditoría.

Por último, y una vez explicados los sistemas de evaluación para terceros, se incluyen las encuestas de los usuarios de nuestros informes, donde aportamos la valoración en la página institucional (IAP Advisor) realizada por las entidades objeto de nuestra fiscalización, así como de los 143 informes que he supervisado durante estos cinco años, que aportan una valoración media de satisfacción del 80%.

2 TRABAJO REALIZADO

Descripción del puesto

El equipo cuenta con dos miembros de la administración pública (antiguamente conocidos como funcionarios) y dos robots de apoyo. Los miembros del equipo de auditoría compartimos ubicación física en la septuagésima planta del State Kingdom Building, en Madrid.

En aplicación de la normativa sobre conciliación de la vida personal y familiar aprobada recientemente, realizamos la mitad de nuestra jornada laboral desde nuestro domicilio en régimen de teletrabajo. Del teletrabajo lo peor es el aislamiento, no tener compañeros humanos, mi principal asistente Robbi808J, permítaseme la licencia, es tremendamente soporífero. Echo de menos aquellos auditores del año 2028, cuando superé el concurso de acceso, con quienes compartí aprendizaje, reflexiones y visitas a las sedes fiscalizadas. Hoy en día la digitalización es total en la Administración y la auditoría continua es la norma. El trabajo de campo ha sido sustituido por la “computación en la nube” y las entrevistas personales por la interrogación de ficheros. Ya no hay información cualitativa, casi no se mantienen reuniones y ha desaparecido cualquier atisbo de componente emocional en nuestro trabajo. Por supuesto, ya no cabe aquella táctica del “poli bueno-poli malo” para obtener informaciones relevantes y nada queda de aquel contacto que era tan enriquecedor. Un feed-back mutuo que las actuales video-conferencias no pueden igualar.

Recuerdo la primera visita que hice a un Ente Fiscalizado hace ya trece años. El cara a cara con el Interventor me producía inquietud, me sudaban las manos y tartamudeaba. Con el paso de los años he aprendido a aceptar que se han terminado esos momentos previos a la primera visita a la institución de turno, que me producían irresistibles subidones de adrenalina. Con lo necesarios que eran. Y son. El contacto y la comunicación no verbal nos permitía conocer mejor al fiscalizado, aprender a “leerlo” y con ello saber en qué áreas o aspectos debemos apretar las tuercas y donde no había “petróleo” que extraer.

En el desarrollo de nuestro trabajo cumplimos con la normativa de papel cero, transparencia máxima y evaluación permanente. Enviamos las encuestas de satisfacción al concluir cada trabajo y hacemos un seguimiento de la valoración ciudadana de los informes.

Networking

Como el resto de los directivos públicos, asumo la responsabilidad de participar y contestar en los chats institucionales y en las redes sociales, donde contamos con cerca de diez mil seguidores. El blog de nuestra oficina está bien posicionado y aporta semanalmente informaciones relativas a nuestro sector. Los videos de presentación de cada informe también tienen gran cantidad de fans, sobre todo entre la gente joven. Estas actividades nos consumen una gran cantidad de tiempo pero han supuesto una significativa fuente de legitimación que nos han permitido sobrevivir a todos los recortes presupuestarios de las últimas décadas.

Nuestra política de comunicación incluye tanto respuestas a consultas (unas doscientas anuales) como atender el canal de denuncias, donde los ciudadanos acceden con su propia clave y se mantienen informados de avance de las investigaciones, un total de 350 presentadas durante el lustro pasado, de las que sólo veinte superaron el trámite y dieron lugar a un expediente. La implantación de estos canales ha sido una necesidad ante el cúmulo de casos de corrupción que conmocionó nuestro país hace décadas. Nunca entendí cómo se tardó tanto tiempo en regular -a nivel nacional- y generalizar esta figura administrativa, que garantiza anonimato, discreción y eficacia en la persecución de prácticas corruptas pues permite detectarlas y facilitar su conocimiento a la justicia ordinaria. Ya sabemos que la gran mayoría de ellas provienen de libelos y rencillas personales, pero es el precio que debemos pagar por obtener otras valiosísimas informaciones. Hoy en día, se ha reducido bastante la economía informal y los delitos de corrupción, aunque quizás ha tenido que ver la supresión de los billetes superiores a 20 euros.

Respecto a la participación en congresos y seminarios, tras su generalizada virtualización (hace apenas veinticinco años existían decenas de eventos en su versión presencial y algunos juntaban cientos de asistentes) cumplo la clásica regla de las ochenta horas de formación, con una cuarta parte de ellas de taller literario, preceptivo para los auditores a pesar de que los informes son cada día más cortos y simples. La obligación impuesta por la Ley de Auditoría Pública de “concluir con una nota” entre una y diez estrellas valorando la gestión de los fiscalizados ha reconducido aquella vieja opinión de auditoría del siglo pasado y pocos lectores superan el resumen ejecutivo y entran en el cuerpo del informe. Eso por no mencionar que la inmensa mayoría no pasa de la video-presentación del trabajo.

Audit Toolkit

Trabajar con computadores ha acrecentado mi carácter despistado y, por ello, siempre disfruto de la celebración del 31 de marzo, cuando se festeja el World Backup Day. Cuando me incorporé a la administración, tenía activada la alarma de mi viejo iphone recordando que hiciera las copias de seguridad y que la misma la guardase a su vez en mi USB de Darth Vader preferido.¡Qué tiempos! Hoy, mi asistente Confluence V.5. guarda en la nube todo lo que hago, digo y prácticamente pienso; es un software de colaboración de equipos donde se puede trabajar de manera simultánea sin que existan conflictos entre sus autores, como aquel programa que utilizamos la primera década, TeamMate.

Todas estas herramientas han hecho más fácil nuestra tarea. Las aplicaciones de inteligencia Artificial no sólo mantienen el monopolio de la música o la literatura (desde aquel sorpresivo Pulitzer del año 2029) sino que aportan una eficaz ayuda para los auditores. Robbi808J lleva incluido el aplicativo “Redactor de informes” donde vuelca toda nuestra actividad. Además, las normas de nuestra oficina exigen motivar (y publicar) el hecho de apartarse del texto automático propuesto y de la nota final de auditoría. Una previsión lógica para evitar las  tentaciones de edulcorar el informe.

Hace ya una década que estas tecnologías de la inteligencia artificial forman parte de nuestro día a día, personal y profesionalmente. Quizás han sido los bots (aféresis de robot) las más destacadas. Recuerdo cuando en el año 2016 oí hablar por primera vez de ellos como un tipo de programa informático autónomo que es capaz de llevar a cabo tareas concretas e imitar el comportamiento humano. Hoy, nos descargan de funciones tales como editar textos, moderar conversaciones, responder preguntas y enviar emails, entre otras. Como la gente prefiere tratar con ellos en lugar de con humanos, menos pacientes, se impusieron a nivel internacional en el ámbito público y privado allá por el 2021 cuando el iphone 10S fue lanzado al mercado en recuerdo del décimo aniversario de la muerte de Steve Jobs.

¡Cómo han cambiado las cosas desde entonces! Al principio la única interacción que tenía con un bot era cuando le preguntaba a Siri si debería llevar paraguas a mi trabajo o, si por el contrario ese día no llovería. Los bots, a lo largo de los años, han pasado de tener connotación de ahorro de interacción humana y recurso para la reducción de costes a ser una interfaz interactiva que proporciona ventajas competitivas inigualables a aquellos que nos hemos rendido ante sus virtudes.

La reconversión en la administración fue traumática (especialmente cuando hace un lustro cerró la última universidad presencial). Implicó cambios radicales en la estructura educativa y en la naturaleza intrínseca del trabajo que fueron hartamente difíciles de comprender, aceptar y finalmente implementar por la clase política. No obstante, la realidad es que mi trabajo se materializa, cada día más, gracias al bot de auditoría que hace años implantamos todos los órganos de control externo y a mis inseparables Robbi808J y Confluence V.5, que se encargan de alimentarlo de manera constante y eficaz. Algo imprescindible cuando se trabaja en auditoría continua, con controles automáticos en tiempo real y sin muestras. Aun recuerdo aquella vieja disculpa de nuestros predecesores: “no se detectó porque no salió en la muestra”. Hoy en día, no quedan actividades que no sean ejecutadas, controladas, registradas y almacenadas en bases de datos, lo que ha hecho nuestra profesión algo más tediosa que en el pasado. Aun mantengo como libro de cabecera el excelente manual de auditoría pública de Antonio Minguillón (2010) donde analizaba el impacto que la implantación integral de la e-administración traería a la forma de trabajar de los auditores públicos y hacía constar, ya entonces, que en aquel entorno digital no era “posible reducir los riesgos de auditoría a un nivel aceptable, si los auditores no utilizan de forma consistente técnicas y metodología adecuada de auditoría de sistemas de información”.

Evaluación de los clientes

Los ciudadanos son incorporados al proceso de desarrollo de las labores de los miembros de la administración pública (Think tank ciudadano) fomentando el feedback mediante la manifestación de su opinión a través de redes sociales, de aplicaciones específicas para valorar cada entidad pública. Hace muchos años que esos ciudadanos, destinatarios principales de la actividad administrativa, han asumido una postura prosumidora que generaliza no sólo la valoración de los empleados sino de sus productos. En nuestro caso, los informes de auditoría.

Hoy, para conocer cuán eficiente y eficaz es la Administración y sus trabajadores, hay un lugar donde encontrar esas opiniones y consejos: IAP Advisor, una APP viva donde todos aquellos interesados pueden participar en tiempo real; todo motivado por el deseo de compartir. La encuesta permanente de mi departamento arroja una puntuación del 80% de satisfacción y consta de dos colectivos. Respecto a los responsables de la entidad fiscalizada, el código de conducta de nuestra oficina apunta que nuestro  “trabajo de campo” -cada vez menos frecuente- sea discreto y poco intrusivo, pues las conexiones automáticas entre las bases de datos y la política de transparencia digital dejan muy pocas zonas oscuras. Lo intentamos; no obstante, algunos roces son habituales e inevitables, sobre todo en las nuevas “auditorías de gobierno abierto” que exigen nuestra valoración expresa de la transparencia, la tecnología, la honestidad y la rendición de cuentas de los directivos de los grandes Entes descentralizados.

Existen responsables financieros que consideran nuestra labor su última prioridad y dificultan la recogida de datos, bajo la falsa creencia de que colaborar no tiene recompensa; éste debe ser uno de las pocos aspectos de mi trabajo que no ha cambiado en el último cuarto de siglo, cuando éramos los Hombres de negro con grandes maletones. A pesar de que la legislación prevé severas sanciones contra la obstrucción, sutilmente la detectamos cuando pedimos un formato concreto, concedemos un plazo límite para la subsanación de incidencias o envío de documentación, solicitamos asistir a la institución. O cuando se pone en duda nuestra formación, capacidad y/o profesionalidad para cuestionar ciertos aspectos técnicos. No digamos nada si las pruebas demuestran que los controles o procedimientos no están funcionando y ello es recurrente año tras año; entonces bastantes directivos se vuelven contumaces y desaparece el diálogo, con informes plagados de limitaciones.

Gran parte de esas puntuaciones negativas de los fiscalizados también se explican por la baja proporción de aceptación de alegaciones planteadas frente a los informes y la opinión. Tras la aprobación de la Ley de Auditoría Pública, tres suspensos suponen el cese automático del responsable máximo del Ente Descentralizado, sin ninguna excepción. Una presión que se nos traslada a los auditores.

Intento mantener una relación cordial con los gestores, comprender sus razones pero eso no significa aceptar cualquier explicación. Para eso ya están mis jefes, designados por el Parlamento, que suplen sus carencias técnicas con su habilidad para las relaciones sociales y cierta capacidad para hablar de generalidades.

Los parlamentarios suelen acoger los informes en un juego de fuego cruzado entre ellos y con frecuencia no buscan en su contenido otra cosa que no debilite o elogie al gobierno, según su respectiva posición política de sustento u oposición al Ejecutivo. Los medios de comunicación tampoco son ejemplo de nada, que elogian o censuran en función de una predisposición política que todos los lectores conocemos de antemano. Así, que su valoración debe relativizarse. En definitiva, los funcionarios del control externo no pueden juzgarse por los mismos patrones que el resto. No sólo por la dificultad de determinar los destinatarios o clientes, sino porque la excelencia no se alcanza satisfaciendo sus intereses, como en otros servicios públicos[1].


[1] Este artículo quiere ser un homenaje a nuestra profesión, en rápida evolución. Ha sido elaborado con Google Drive, herramienta gratuita que ha permitido trabajar en la nube simultáneamente a los autores. Fue discutido entre nosotros a través de Telegram y no más de cinco minutos de modo presencial. Premonitorio de un mundo en cambio permanente, donde la mayor parte de las innovaciones son consecuencia de una decisión valiente adoptada por alguien. Anticipar esas transformaciones deja de ser un simple ejercicio de imaginación para elevar el análisis de nuestra realidad. El inmediato futuro de los auditores pasa por el uso intensivo de tecnología, en una sociedad digital donde nuevas herramientas automatizan las tareas más tediosas ¿Añadirá tiempo para aspectos más creativos o nos sumirá en una rutina laboral más impersonal?

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