Las comisiones de valoración de documentos de archivo y otros instrumentos corporativos

Caridade Sanz Bravo
Sección de Arquivo e Biblioteca
Consello de Contas de Galicia

 LAS COMISIONES DE VALORACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS INSTRUMENTOS CORPORATIVOS

 RESUMEN
La doctrina archivística considera la función de la valoración o evaluación documental como el núcleo fundamental de la misión de los archiveros. A estos se les exige actualmente un papel proactivo, en el que la identificación y valoración de los documentos administrativos en la fase inicial de la gestión documental resulta imprescindible para garantizar su conservación y accesibilidad en entornos seguros.

La investigación que debe realizar el archivero para identificar el sujeto productor de la documentación, sus funciones y actividades, y el objeto producido –las series documentales—estableciendo sus valores primarios y secundarios, así como su régimen de consulta, necesita de una cobertura normativa y de un compromiso institucional  decidido.

Los Ocex deben apostar por políticas corporativas de gestión de sus documentos administrativos como garantía de que se conservan los documentos necesarios, y únicamente los necesarios, durante el período de tiempo preciso, de acuerdo con los requisitos legales y reglamentarios de cada institución.

PALABRAS CLAVE

Archivos. Identificación y valoración de documentos. Órganos de control externo. Políticas corporativas. Gestión de documentos

“El documento no es un fin en sí mismo. Desde el momento en que pierde sus valores primarios y los secundarios no son consistentes debe ser destruido”
(J. R. Cruz Mundet, F. Mikelarena Peña. Información y documentación administrativa)

“…La exclusión o eliminación [del patrimonio documental] deberá ser autorizada por la Administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria”
(Art. 55.3, de la Ley 16/1985, de 20 de junio, del patrimonio histórico español)

Hace mucho tiempo que la doctrina archivística considera la función de la valoración o evaluación documental como el núcleo fundamental de la misión de los archiveros[1]: desde los precursores alemanes, americanos e ingleses de la primera mitad del siglo XX, como Karl Otto Müller, Heinrich Otto Meisner, Fritz W. Zimmerman, Hilary Jenkinson, Philip C. Brooks, G. Philip Bauer, hasta autores más actuales, especialmente desde la década de los años 60 del siglo pasado, como Theodore R. Schellenberg, Maynard J. Brichford, David Bearman, Frank Boles y Julia Mark Young, y, actualmente, de manera especial, los profesionales del ámbito canadiense, muchos son los autores que han teorizado sobre la evaluación de los archivos, aportando diferentes sensibilidades y visiones sobre este tema, que han tenido su aplicación práctica en cada país.

Mi pretensión fundamental al redactar este artículo[2] es hacer visible en nuestras instituciones un tema que nos preocupa a todos los profesionales de los archivos. Reflexionar sobre una de las funciones que, junto con la de la identificación, constituye la misión principal de los profesionales de los archivos, sin la que el resto se degrada o incluso se hace inviable.

Acercar el tema a los compañeros a los que les pueda resultar menos conocido y colaborar, de alguna manera, en un debate que se debe producir entre los archiveros, los productores y los responsables de los Ocex, sobre el crucial tema del trabajo cooperativo y corporativo en nuestras administraciones, con el objetivo puesto en intentar encontrar el mejor camino para hacer operativos programas de identificación y valoración de los documentos administrativos institucionales.

El título elegido para este artículo pretende llamar la atención, precisamente, sobre los aspectos corporativos de la tarea de valoración documental que, aunque es responsabilidad del personal técnico de archivos, necesita de una cobertura normativa, de  un compromiso institucional y de un cambio de mentalidad[3].

UN VISTAZO AL PANORAMA ESPAÑOL

En España se autorizaron eliminación de documentos administrativos a finales del siglo XIX y principios del XX en diversos ministerios, sin embargo no podemos hablar de una política española continuada de expurgo, y mucho menos de valoración de documentos.

Durante la segunda mitad del siglo XX la carencia de una política de archivos adecuada a nivel de Estado[4], y la desigual implantación de los sistemas de archivos en las comunidades autónomas, dificultaron en gran medida la puesta en práctica de programas de valoración y selección de documentos de archivo. Sin embargo, desde la década de los 80 se han puesto en marcha numerosos proyectos de identificación y valoración documental al amparo de una cada vez más abundante normativa[5].

No obstante, la preocupación de los profesionales españoles por el tema viene de antiguo: quedó patente en el Congreso Nacional de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios celebrado en 1950, y en los congresos nacionales de archivos de 1963, 1965 y 1970[6]

En la década de los 60, los profesionales españoles recogen la teoría de los valores de los documentos de Schellenberg y van asentando los principios teóricos y metodológicos de la valoración archivística. Tras la aprobación de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español[7], se crean promovidos por la Dirección General de los Archivos estatales grupos de trabajo para la identificación de documentos, y sus investigaciones quedan recogidas en las Actas de las I Jornadas de Identificación y Valoración de Fondos Documentales de las Administraciones Públicas celebradas en 1991. Consideradas por muchos autores como la consolidación definitiva de la metodología de la identificación archivística en España, delimitan con nitidez los conceptos de identificación y valoración como procesos diferentes pero relacionados, recogiendo los resultados de otros proyectos anteriores como el realizado en el Archivo General de la Administración de Alcalá o el del Grupo de Trabajo de Archiveros municipales de Madrid.

La metodología utilizada en cada uno de los sistemas archivísticos del Estado español tiene sus particularidades[8] y muchos autores reclaman, también en este aspecto como en otros, una mayor normalización. Pero en cualquier caso, es evidente que la España de las autonomías ha supuesto un gran desarrollo para las políticas de evaluación documental: tenemos ejemplos en los que mirarnos –Cataluña, Andalucía, Castilla-León entre otros— y son numerosos los trabajos en español que recogen esa praxis y también abordan la cuestión de la valoración documental desde el punto de vista teórico.

La función archivística de valoración de documentos, como decía antes, se ha ido afianzado tanto a nivel internacional como español desde mediados del siglo XX, pero la definición conceptual de la misma es algo bastante reciente; en la década de los 80 del siglo pasado,
no se hablaba de “valoración” sino de “selección” y de “expurgo”. Hoy en día, sin embargo, tenemos claro que tanto la selección como el expurgo son parte del proceso de valoración: la primera, una tarea práctica, la segunda material. Con todo, muchos autores en lengua española siguen empleando como sinónimos los términos “selección” y “valoración”.

Por otra parte, en este tema, como en general en todos los demás, no existe consenso terminológico en la archivística internacional como resultado de diferencias culturales, históricas y de un ejercicio de la profesión con enfoques diferentes. No obstante podríamos esquematizar las diversas fases de la función de valoración, con la terminología que utilizan los diversos países para denominarlas y, aunque con matices, observaríamos un cierto consenso en cuanto a las operaciones que aquella debe incluir.

En cualquier caso, para el ámbito español están bastante bien definidos los conceptos tal como quedan recogidos  a continuación:

Evidentemente para valorar series en primer lugar tenemos que tenerlas identificadas. Existe una relación directa entre estas dos operaciones que constituyen la primera fase de la gestión documental, siendo la valoración consecuencia de la identificación, aunque en determinados modelos se produzca una superposición o confusión entre ambas tareas.

La identificación está vinculada al “principio de procedencia”, en tanto que investigación de la procedencia institucional y del sujeto o unidad productora. Mediante el método analítico el archivero debe identificar el sujeto productor, su estructura, funciones y actividades, y el objeto producido: las series documentales. El resultado de esta tarea será el cuadro de clasificación de fondos documentales y los repertorios de series documentales.

Uno de los objetivos principales de esta investigación será, precisamente, asegurar a través de sus resultados la valoración de las series documentales.

Por otra parte, con la incorporación de los procedimientos electrónicos, las operaciones archivísticas de identificación, especialmente en su fase inicial, están actualmente estrechamente ligadas al diseño de los procedimientos y a la simplificación administrativa. Estas tareas, hasta ahora competencia exclusiva de las unidades administrativas responsables de la calidad y la racionalización administrativa, en muchas instituciones ya están siendo compartidas por las unidades de archivo. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, establece la necesidad de aplicar criterios de simplificación administrativa y de rediseño de los procedimientos antes de convertirlos en electrónicos. En éste, como en otros aspectos de la gestión documental, como por ejemplo el de la clasificación de los documentos, la ley engarza con las propuestas de las normas ISO que, a su vez, recogen principios metodológicos archivísticos.

Veamos en el siguiente cuadro la relación entre las operaciones de identificación y valoración documental

LA VALORACIÓN Y EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Tras la fase historicista de la archivística, aquella que consideraba a la archivística como ciencia auxiliar de la historia, al archivero se le exige que deje de ser un mero conservador pasivo de documentos, del patrimonio documental, para llevar a cabo un papel proactivo[11], en el que la valoración en la fase inicial de la gestión documental es clave y, en el mundo de la administración electrónica, a mi entender, imprescindible.

Para Couture los principios básicos que deben fundamentar el proceso de valoración serían los siguientes:

–          Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad
–          Cuando evalúa, el archivero tiene que asegurar la objetividad y la contemporaneidad del juicio que produce
–          Cuando evalúa, el archivero tiene que asegurar el respeto a las relaciones que unen la valoración y las otras intervenciones archivísticas
–          Cuando evalúa, el archivero se debe asegurar que hay un equilibrio entre las finalidades administrativas y las finalidades patrimoniales de su intervención
–          Cuando evalúa, el archivero se debe asegurar que hay equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creación de archivos y aquellas relacionadas con su utilización

Los programas de identificación y valoración de archivos, como parte integrante de un sistema de gestión de documentos, constituyen en sí mismos subsistemas operativos que deberán dotar a la institución o al sistema de archivos territorial –en el caso de aplicarse sobre este ámbito—de instrumentos normativos capaces de asegurar[12]:
–          La identificación de los requisitos para la conservación de documentos derivados de cada actividad administrativa
–          La definición de los riesgos ante el incumplimiento de estos requisitos
–          La especificación de qué documentos serán conservados y cómo, en atención al uso y valores de los mismos
–          El flujo de documentos en todo el sistema de gestión
–          El control, valoración y migración de documentos electrónicos
–          La destrucción de los documentos sin valor
–          El control de las eliminaciones
–          La determinación del soporte más adecuado en todo momento en función del uso y valores del documento
–          La enumeración de los documentos no sujetos a valoración
–          La documentación de todas las operaciones derivadas del proceso de valoración

La comisión evaluadora es un equipo de expertos que, coordinados por el archivero, evalúa los documentos de archivo a fin de determinar el plazo de su retención, luego de agotada su vigencia y su destino final. El juicio de valor que este órgano proponga debe determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales y, si fuese necesario, establecer el período de vigencia. Por otra parte, suele establecer los plazos de acceso, incorporando en el propio cuadro de conservación o en un instrumento independiente, información sobre los derechos de acceso y el régimen de restricciones aplicables a las series documentales.

El sistema archivístico español[13] y los de las comunidades autónomas que tienen desarrollada su legislación, disponen de una Comisión Superior de Valoración a nivel territorial, con competencias para informar y aprobar las propuestas recibidas de las comisiones de valoración de los archivos del sistema.

En el ámbito de las instituciones titulares de los documentos, conviene tener presente que para que una comisión evaluadora funcione con eficiencia, deberá estar creada de manera oficial, contar con normas de funcionamiento que definan claramente sus funciones y características. Sus miembros deben de ser funcionarios nombrados por la máxima autoridad institucional, juristas y profesionales relacionados con el ámbito administrativo productor de los documentos objeto de evaluación.

Por su parte, el archivero debe elaborar las propuestas de valoración con el concurso de los miembros de la comisión, y será también generalmente el  secretario y coordinador de los diferentes grupos de trabajo que puedan existir.

Luis Hernández Olvera y Manuela Moro Cabero (2002) nos aportan un minucioso estudio de los procedimientos que se generan habitualmente en el desempeño de la función de valoración de documentos, aportando información detallada de sus agentes, sus fases, operaciones y documentación.

En los diagramas que reproducimos en el Anexo III resumen estos autores el circuito de dichos procedimientos:

–          procedimiento técnico 1. Constitución de la comisión de valoración
–          procedimiento técnico 2. Evaluación de documentos
–          procedimiento técnico 3. Informe de la unidad administrativa
–          procedimiento técnico 4. Confección del calendario de conservación
–          procedimiento técnico 5. Informe de la dirección de la institución
–          procedimientos administrativos de aprobación del calendario de conservación por parte del organismo competente a nivel del sistema de archivos territorial
–          procedimientos de ejecución: transferencia y eliminación
–          procedimientos de control del proceso: evaluación, control y modificación

Los instrumentos de control de la gestión de documentos que resultarán de la función de valoración, son básicamente los siguientes:

–          Las reglas de conservación[14] deben de recoger toda la información necesaria de la fase identificación de la serie y las propuestas de valoración, de permanencia-transferencia y  de acceso correspondientes.
–          El calendario de conservación[15], denominado también, tabla de retención y destino final. Es un listado de tipos documentales a los que se le asigna
el tiempo que han de ser retenidos una vez concluida su vigencia, para responder de eventuales reclamaciones o para servir de antecedentes, y que recoge la decisión de eliminar o transferir las series y el tipo de muestreo[16] a aplicar, en caso de selección.
En definitiva, es una recopilación de las reglas de conservación que se han elaborado en la Comisión institucional, generalmente aquellas que hacen referencia a las series específicas, resultado de funciones substantivas de la organización, y las reglas de conservación generales, elaboradas por la Comisión Superior de ámbito territorial, para las documentación facilitativa.
–          Relaciones de entrega de los documentos que se establezca deban ser transferidos a otro archivo del sistema
–          Actas de eliminación en la que queden recogidos los siguientes datos:
      –          nombre del productor
      –          descripción de la serie
      –          número de unidades
      –          fechas extremas
      –          referencia de los testigos que se dejan y su localización
      –          fecha de la autorización de eliminación
      –          firma del responsable de la eliminación
      –          fecha y lugar de la eliminación física

VALORACIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DE LOS OCEX

Los archivos de nuestras instituciones de control presentan un panorama, en gran medida, acorde con la realidad territorial en que se insertan: diferentes diseños de sus sistemas de archivos territoriales, diverso desarrollo y aplicación de la normativa que los regula[17].

Por otra parte, cada institución de control externo tiene sus propias circunstancias y, más allá del marco archivístico general en que se sitúe cada una de ellas, están adoptando diversas posturas ante retos similares: apoyo y dotación de infraestructura de sus unidades centrales de archivo, desarrollo de sistemas de gestión más o menos integrales, diseño de programas de control de documentos electrónicos, creación de comisiones de identificación y/o valoración de documentos  …

En cuanto a la visibilidad de nuestros archivos a través de la web institucional de cada uno de nuestros Ocex,  hay que decir que únicamente está accesible el Archivo de la Cámara de Cuentas de Andalucía. De manera que la información sobre nuestros servicios de archivo, sobre los sistemas de gestión documental de cada institución, o sobre cualquier otro aspecto del control de sus documentos administrativos no está al alcance ni de los ciudadanos, en general, ni de los funcionarios de los Ocex, en particular.

Aún nos queda mucho camino por andar y no sólo en cuanto a internet.

El personal que presta sus servicios en las unidades de documentación de los órganos de control externo españoles utiliza normalmente dos vías de comunicación para el intercambio de información con sus homólogos: una comunicación informal, por cualquier medio de comunicación al uso, para solventar dudas o intercambiar información; una comunicación más institucionalizada, en las reuniones de trabajo denominadas Encuentros de Responsables de las Unidades de Archivo, Biblioteca y Documentación de los Ocex, que con carácter bianual se organizan rotativamente en nuestras instituciones.

Como resultado de los intercambios de información entre nuestras unidades de documentación, tenemos conocimiento de algunos instrumentos corporativos resultado de las tareas de identificación y valoración de series archivísticas, como los cuadros generales de clasificación de fondos de archivo de algunas instituciones. Pero carecemos de un conocimiento más detallado de los programas de identificación y valoración que puedan existir, de la metodología seguida en las tarea de identificación y valoración de series, muy especialmente de las series específicas de fiscalización y enjuiciamiento de nuestras instituciones.

Por ello en la VI Reunión de Responsables de las Unidades de Archivo, Bibliotecas y Documentación de los Ocex, celebradas en abril del 2010 en Santiago de Compostela hemos constatado la necesidad de sistematizar y difundir la realidad de nuestros archivos, con el objetivo de abrir vías de colaboración institucional en este ámbito.

CONCLUSIÓN

La valoración archivística constituye, junto con la identificación, una función imprescindible que los responsables de los archivos de los Ocex deben llevar a cabo desde las primeras etapas del ciclo de vida de los documentos. Para poder desempeñarla se hace necesaria una cobertura institucional al más alto nivel, con instrumentos normativos y operativos. El aspecto corporativo de las políticas de valoración se ejemplifica en la creación de comisiones y grupos de trabajo interdisciplinares.

Los archivos de los Ocex deben desarrollar, dentro de una adecuada política de gestión de documentos, programas de identificación y valoración de sus documentos administrativos, asociando estas operaciones archivísticas a la creación y diseño de los documentos en las unidades productoras, por medio de los instrumentos corporativos necesarios. Únicamente de esta manera se podrán satisfacer los criterios necesarios de una correcta gestión de documentos que garanticen que los Ocex creen y mantengan documentos auténticos, fiables, íntegros y recuperables a lo largo del tiempo.

La valoración de documentos debería realizarse, en conformidad con la Norma UNE-ISO 15489:2006 y las normas de buenas prácticas archivísticas, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

1. La evaluación de los riesgos derivados de la ausencia de documentos que testimonien las actividades de los OCEX
2. La conservación de los documentos y su accesibilidad a lo largo del tiempo
3. El cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, así como la política de los propios OCEX
4. La garantía de conservación de los documentos en un entorno seguro
5. La garantía de que sólo se conservan los documentos que se deben conservar y durante el período de tiempo que sea necesario

ANEXO I 

VALORACIÓN Y CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 

ANEXO II

ANEXO III:

DIAGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA FUNCIÓN DE VALORACIÓN
(Fuente: Luis Hernández Olivera y Manuela Moro Cabero (2002)

Abreviaturas:
DOTA = Dirección de la organización titular del archivo
AOTA = Servicio del archivo afectado
CVOTA = Comisión de valoración del organismo titular
UAOTA = Unidades administrativas del organismo titular
ODIRSA = Órgano de dirección del sistema de archivos
COCDOC = Comisión calificadora de documentos del sistema de archivos

Diagrama de las diferentes fases del procedimiento de aprobación del calendario de conservación

Diagrama de los procedimientos derivados de la aplicación del calendario de conservación

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